Contrat Exposant & Logistique Evénementielle

Le règlement suivant devient obligatoire entre le demandeur (ci-après dénommé le « Exposant», leurs employés et l'Ontario School Counsellors' Association (ci-après dénommée la «Association") après approbation de la demande par le Association. Les ajouts ou modifications qui ne sont pas couverts seront à la discrétion du Association.

Informations générales

Le Exposant s'engage à respecter toutes les règles et tous les règlements adoptés par l'Association et Hilton Mississauga/Meadowvale dans l'intérêt supérieur de la Conférence et convient que la Association aura la décision finale d'adopter toute règle ou tout règlement jugé nécessaire avant, pendant ou après la Conférence. Le Association maintient un environnement sans parfum.

Inscription gratuite à la conférence pour les exposants

Exposants sont fournis avec UN (1) gratuit Inscription à la conférence. Des inscriptions supplémentaires sont disponibles au même prix que pour nos membres, soit $400+HST, par personne. Veuillez visiter le site Web de l'OSCA/ACOSO pour inscrire des personnes supplémentaires en tant que délégués.  

L'inscription à la conférence comprend tous les repas, les conférenciers principaux et les ateliers sans préinscription, ainsi qu'un sac de délégué pour l'organisation.  

Politique d'annulation

Le paiement intégral pour les sponsors/exposants/délégués est dû lors de l'inscription. Aucun remboursement ne sera accordé en cas d'annulation, à moins que la conférence ne soit annulée par l'OSCA/ACOSO ou que l'OSCA/ACOSO n'approuve un remplacement du commanditaire/exposant/délégué. Si l'événement est annulé par l'OSCA/ACOSO, un remboursement complet sera effectué. Toutes les communications concernant les changements d'inscription doivent être faites par courrier électronique à la planificatrice de la conférence, Cathy Chapman. (cathylihou@gmail.com) et la coordonnatrice administrative, Jennifer Boston (oscadesk@gmail.com).

Communiqué de presse

La conférence OSCA/ACOSO se déroule dans un lieu public où il est permis de prendre des photos. Cet événement est trop important pour que nous puissions garantir que les participants ne soient pas inclus dans les photos. En sélectionnant oui lors du processus d'inscription, vous reconnaissez que vous serez dans un lieu public et que votre photo pourra être prise et utilisée à des fins de marketing.  

Discours principal

Exposants sont encouragés à assister aux séances principales dans la salle de bal Graydon.  
ABSOLUMENT AUCUN STANDS D'EXPOSANT NE DOIT ÊTRE OUVERT POUR LES AFFAIRES PENDANT LE DISCOURS PRINCIPAL – SANS EXCEPTION.

Voyage, hébergement, stationnement et repas

Voyage et hébergement les dépenses et les arrangements sont à la charge exclusive du Exposants.  Exposants pouvez accéder aux tarifs réduits d'hébergement de la conférence à l'hôtel en cliquant sur le lien suivant : 

https://book.passkey.com/go/OSCA2025 

LA DATE LIMITE POUR LES TARIFICATIONS RÉDUITES SUR LES HÔTELS DE CONFÉRENCE EST LE 17 OCTOBRE 2025.

Le bloc de chambres de l'Association est limité et Exposants sont encouragés à prendre des dispositions pour l'hébergement tôt pour avoir accès au tarif spécial associé à ce bloc de chambres.  

• Parking est gratuit pour tous les participants à la conférence (valeur approximative de $15 par jour).
• Buffet chaud du dimanche pour le déjeuner, buffet chaud du lundi pour le petit-déjeuner et déjeuner sont inclus dans le Exposant frais.
• Soirée sociale du dimanche – gratuit pour les exposants – veuillez nous rejoindre dans le Foyer Graydon

Dons de prix de présence

Les dons de prix de présence sont TRÈS APPRÉCIÉE car ils ajoutent à l'ambiance festive de la conférence.  Exposants ceux qui contribuent aux prix de présence doivent les remettre à inscription au bureau le dimanche 9 novembre à 12h00.  

Emplacement et conditions du stand de l'exposant

Emplacement et visibilité

Une fois la Exposant a effectué le paiement via le site Web, il sera contacté par le planificateur de la conférence, cathylihou@gmail.com pour confirmer l'emplacement du stand. Les kiosques des exposants seront attribués aux Exposant sur une base approuvée et premier arrivé. Le nombre de stands d'exposants disponibles est limité et les exposants sont encouragés à postuler tôt pour éviter toute déception.

Taille du kiosque, chaises et plinthes

Tous les stands seront équipés de un 1) table de six pieds et jusqu'à deux (2) chaises, L'hôtel fournira une nappe et si un Exposant préfère fournir son propre revêtement de table, il DOIT être ignifuge et avoir un indice de résistance au feu conformément au Code de prévention des incendies de l'Ontario.

Entretien & Sécurité

Exposants s'engagent à limiter leur présentation à l'espace qui leur est attribué et à toujours maintenir du personnel à leur stand pendant la Vitrine des exposants heures.  Hilton Mississauga/Meadowvale n'est PAS garanti d'être sécurisé la nuit. Le Exposant est responsable de toutes les pertes ou dommages aux biens personnels et à l'équipement. Évitez de laisser des objets de valeur dans votre zone d'exposition.

Exposants accepter de se conformer aux politiques et procédures requises par Hilton – Meadowvale/Mississauga, tel que décrit dans ce contrat, pour la livraison, le montage, l'entretien et le démontage de leur stand d'exposant.  Exposants sont responsables de l'entretien de leur propre matériel dans leur stand d'exposant. 

Le Association se réserve le droit de modifier ou de supprimer des expositions ou une partie de celles-ci, et d'expulser Exposants ou leur personnel si, dans Les associations opinion, leur conduite ou leur présentation est répréhensible pour les participants à la Conférence.

Sécurité

Le Exposant assume la responsabilité du respect des ordonnances et règlements locaux et provinciaux portant sur les incendies, la sécurité et la santé en ce qui concerne son stand d'exposition et son matériel.

Installation et retrait du stand

Exposants acceptent d'être entièrement responsables de l'emménagement, du montage, de l'entretien, du démontage et de l'enlèvement de leurs expositions, équipements et dépendances vers et depuis le Exposant zone, ou en cas de non-respect, le Exposants accepter de payer les frais supplémentaires qui pourraient être encourus.

Exposants pourront INSTALLER leurs stands le matin du début de la conférence, entre 9h00 et 11h00 le dimanche 9 novembre 2025. Ni les Hilton – Meadowvale/Mississauga ou la Association sera responsable de la sûreté et de la sécurité du matériel/stands laissés sans surveillance. Vous souhaiterez peut-être retirer votre matériel dimanche soir, puis réinstaller votre stand lundi matin.  Si vous choisissez de laisser votre stand installé, ni le Hilton ni l'OSCA/ACOSO ne seront responsables du matériel perdu ou endommagé.  En outre, Commanditaires pourront installer leurs stands entre 7h00 et 7h30 le lundi 10 novembre 2025. TOUS LES STANDS DOIVENT ÊTRE PRÊTS LE DIMANCHE 9 NOVEMBRE À 11H00 ET LE LUNDI 10 NOVEMBRE À 7H30  

Exposants peuvent ENLEVER le matériel du stand à partir de 15 h 45 le lundi 10 novembre 2025. Les exposants sont responsables de l'enlèvement de tout le matériel du stand Hilton – Meadowvale/Mississauga avant 17h00 le lundi 10 novembre 2025.

Matériel de stand d'exposant, expédition et manutention

Exposants sont encouragés à apporter tout leur matériel à utiliser dans leurs kiosques le jour de la conférence. Le transport et l'entreposage de ce matériel, y compris le matériel promotionnel, relèvent de la responsabilité du Exposant.

Expédition

Si un Exposant choisit d'expédier des articles à l'hôtel, tous les colis arrivant à l'hôtel doivent être clairement identifiés avec les informations suivantes, par exemple : 

Tout le matériel expédié à l'hôtel par les exposants DOIT ÊTRE REÇU PAR L'HÔTEL ENTRE MERCREDI 5 NOVEMBRE et VENDREDI 7 NOVEMBRE 2025 pendant ces horaires.  

Monte-charge / Quai de chargement / Livraisons par camion – L'hôtel dispose d'un grand monte-charge, situé derrière/sous la salle de bal Graydon. La taille du monte-charge est de 22' 9” de long sur 9' 4” de large et 9' 6” de haut. Le monte-charge est au niveau du sol. Accédez-y depuis notre parking souterrain (entrée Century Avenue). Veuillez vous assurer que l'ascenseur est réservé auprès de l'hôtel pendant vos heures de chargement et de déchargement si vous en avez besoin. Pour emménager et déménager, nous exigeons un préavis afin que l'ascenseur puisse être mis à la disposition de votre groupe par l'un de nos opérateurs désignés. Des frais de $25.00 par heure s'appliqueront, minimum 4 heures. Idéalement, les camions doivent être des fourgons cubiques ou des fourgons de livraison. Veuillez noter que l'hôtel ne fournit pas d'ascenseur, de chariot ou de diable à l'usage des clients.

Stockage / Manipulation :

Veuillez noter que l'hôtel dispose d'installations de stockage limitées pour les cartons. Exposants apportant physiquement leurs propres cartons, ils seront responsables du déchargement et du transport de leurs cartons jusqu'au stand exposant désigné. Ils devront apporter leur propre chariot ou chariot.

Frais de manutention des cartons :

(1) Les forfaits conférence nécessitant des services hôteliers pour déplacer les loges vers la salle de réception sont à la charge de l'individu Exposant à $5,00 par boîte, $8,00 par boîte surdimensionnée ou $25,00 par heure, minimum 4 heures pour les palettes.

(2) Colis sortants - Le client doit avoir sa propre entreprise de messagerie et son numéro de compte pour une lettre de voiture qu'il doit remplir.

(3) L'hôtel facture $5,00 par boîte ou $8,00 par boîte surdimensionnée pour livrer lesdites boîtes à notre quai de chargement pour le ramassage par coursier.

Besoins électriques, Internet et technologiques

Le Association paie pour le WiFi pour tous les participants, sponsors et exposants (40 Mps) mais si ce n'est pas une vitesse suffisante, vous devrez prendre des dispositions et payer pour cela avec Encore mondial.  Exposants doivent organiser leurs services électriques et technologiques avec Ashley César à ashley.caesar2@encoreglobal.com.  L'hôtel propose une connexion Wi-Fi gratuite dans les chambres d'hôtel et dans le hall uniquement, et la vitesse est lente. L'Association encourage fortement Exposants de télécharger tout matériel dont ils ont besoin sur le disque dur de leur appareil électronique.  Exposants ne seront pas autorisés à utiliser leurs propres cordons d'alimentation ou sources d'alimentation.