Contrat de sponsor et logistique événementielle

Le règlement suivant devient obligatoire entre le demandeur (ci-après dénommé le « Parrainer», leurs employés et l'Ontario School Counsellors' Association (ci-après dénommée la «Association") après approbation de la demande par le Association. Les ajouts ou modifications qui ne sont pas couverts seront à la discrétion du Association.

Informations générales

Le Parrainer s'engage à respecter toutes les règles et tous les règlements adoptés par l'Association et Hilton Mississauga/Meadowvale dans l'intérêt supérieur de la Conférence et convient que la Association aura la décision finale d'adopter toute règle ou tout règlement jugé nécessaire avant, pendant ou après la Conférence. Le Association maintient un environnement sans parfum.

Inscription(s) gratuite(s) à la conférence pour les participants sponsors

Commanditaires PLATINE sont fournis avec DEUX gratuits inscriptions à la conférence.  Commanditaires OR sont fournis avec DEUX gratuits inscriptions à la conférence.  Commanditaires ARGENT et BRONZE sont fournis avec UN gratuit Inscription à la conférence. Des inscriptions supplémentaires sont disponibles au même prix que pour nos membres, soit $400+HST par personne. Veuillez visiter le site Web de l'OSCA/ACOSO pour inscrire des personnes supplémentaires en tant que délégués.

L'inscription à la conférence comprend tous les repas, les conférenciers principaux, la soirée sociale du dimanche et les ateliers sans préinscription, ainsi qu'un sac de délégué pour l'organisation.

Communiqué de presse

La conférence OSCA/ACOSO se déroule dans un lieu public où il est permis de prendre des photos. Cet événement est trop important pour que nous puissions garantir que les participants ne soient pas inclus dans les photos. En sélectionnant oui lors du processus d'inscription, vous reconnaissez que vous serez dans un lieu public et que votre photo pourra être prise et utilisée à des fins de marketing.

Politique d'annulation

Le paiement intégral pour les sponsors/exposants/délégués est dû lors de l'inscription. Aucun remboursement ne sera accordé en cas d'annulation, à moins que la conférence ne soit annulée par l'OSCA/ACOSO ou que l'OSCA/ACOSO n'approuve un remplacement du commanditaire/exposant/délégué. Si l'événement est annulé par l'OSCA/ACOSO, un remboursement complet sera effectué. Toutes les communications concernant les changements d'inscription doivent être faites par courrier électronique à la planificatrice de la conférence, Cathy Chapman. (cathylihou@gmail.com) et la coordonnatrice administrative, Jennifer Boston (oscadesk@gmail.com).

Discours principal

Commanditaires sont encouragés à assister à la session principale en plénière.
AUCUN STAND DE SPONSOR NE DOIT ÊTRE OUVERT PENDANT LE DISCOURS D'OUVERTURE – AUCUNE EXCEPTION.

Voyage, hébergement, stationnement et repas

Voyage et hébergement les dépenses et les arrangements sont à la charge exclusive du Parrainer. Les sponsors peuvent accéder aux tarifs réduits d'hébergement pour la conférence à l'hôtel en en collant le lien suivant dans votre navigateur:

https://book.passkey.com/go/OSCA2025

LA DATE LIMITE POUR LES TARIFICATIONS RÉDUITES SUR LES HÔTELS DE CONFÉRENCE EST LE 17 OCTOBRE 2025.

Le bloc de chambres de l'Association est limité et Commanditaires sont encouragés à prendre des dispositions pour l'hébergement tôt pour avoir accès au tarif spécial associé à ce bloc de chambres.

• Parking est gratuit pour tous les participants à la conférence (valeur approximative de $15 par jour).
• Buffet chaud du dimanche pour le déjeuner, buffet chaud du lundi pour le petit-déjeuner et déjeuner sont inclus dans le Exposant
• Soirée sociale du dimanche – gratuit pour les exposants – veuillez nous rejoindre dans le Foyer Graydon

Dons de prix de présence

Les dons de prix de présence sont TRÈS APPRÉCIÉE car ils ajoutent à l'ambiance festive de la conférence.  Commanditaires qui contribuent aux prix de présence doivent remettez-les au bureau d’inscription avant midi

le dimanche 9 novembre.

Emplacement et modalités du kiosque d'exposition du commanditaire

Emplacement de stand haut de gamme avec haute visibilité

Une fois la Parrainer a effectué le paiement via le site Web, il sera contacté par le planificateur de la conférence, cathylihou@gmail.com pour confirmer l'emplacement du stand.  Parrainer Les stands d'exposition sont situés dans un emplacement privilégié à proximité de l'inscription, des conférenciers principaux et des pauses repas/nutrition. Des emplacements spécifiques seront proposés à Commanditaires selon le principe du premier arrivé, premier servi. Les places disponibles pour les sponsors sont limitées et les sponsors sont encouragés à postuler tôt pour éviter toute déception..

Taille du kiosque, chaises et plinthes

Tous les stands seront équipés de un 1) table de six pieds et jusqu'à deux (2) chaises. Veuillez envoyer un courriel au planificateur de la conférence (cathylihou@gmail.com) si vous n'avez besoin que d'une seule chaise. L'hôtel fournira des plinthes/nappes de table et si un Parrainer préfère fournir sa propre jupe de table, elle DOIT être ignifuge et avoir un indice de résistance au feu conformément au Code de prévention des incendies de l'Ontario.

Entretien & Sécurité

Commanditaires s'engagent à limiter leur présentation à l'espace qui leur est attribué et à toujours maintenir du personnel à leur stand pendant la Présentation des sponsors/exposants heures.  Hilton Mississauga/Meadowvale n'est PAS garanti d'être sécurisé la nuit. Le Parrainer est responsable de toutes les pertes ou dommages aux biens personnels et à l'équipement. Évitez de laisser des objets de valeur dans votre zone d'exposition.

Commanditaires accepter de se conformer aux politiques et procédures requises par Hilton – Meadowvale/Mississauga, tel que décrit dans ce contrat, pour la livraison, le montage, l'entretien et le démontage de leur stand d'exposant.  Commanditaires sont responsables de l'entretien de leur propre matériel dans leur stand d'exposant.

Le Association se réserve le droit de modifier ou de supprimer des expositions ou une partie de celles-ci, et d'expulser Commanditaires ou leur personnel si, dans Les associations opinion, leur conduite ou leur présentation est répréhensible pour les participants à la Conférence.

Sécurité

Le Parrainer assume la responsabilité de se conformer aux ordonnances et règlements locaux et provinciaux en matière d'incendie, de sécurité et de santé en ce qui concerne son stand d'exposant et son matériel.

Installation et retrait du stand

Commanditaires acceptent d'être entièrement responsables de l'emménagement, du montage, de l'entretien, du démontage et de l'enlèvement de leurs expositions, équipements et accessoires vers et depuis le Commanditaire/Exposant zone, ou en cas de non-respect, le Parrainer accepte de payer les frais supplémentaires qui pourraient être encourus.

Commanditaires pourront INSTALLER leurs stands le matin du début de la conférence entre 9h00 et 11h00 le dimanche 9 novembre 2025. Ni les Hilton – Meadowvale/Mississauga ni le Association sera responsable de la sûreté et de la sécurité du matériel/stands laissés sans surveillance. Vous souhaiterez peut-être retirer votre matériel dimanche soir, puis réinstaller votre stand lundi matin.  Si vous choisissez de laisser votre stand installé, ni le Hilton ni l'OSCA/ACOSO ne seront responsables des matériaux perdus ou endommagés.. En outre, Commanditaires pourront installer leurs stands entre 7h00 et 7h30 le lundi 10 novembre 2025. TOUS LES STANDS DOIVENT ÊTRE PRÊTS LE DIMANCHE 9 NOVEMBRE À 12H00 ET LE LUNDI 10 NOVEMBRE À 7H30

Commanditaires peuvent ENLEVER le matériel du stand à partir de 15 h 45 le lundi 10 novembre 2025. Les sponsors sont responsables de l'enlèvement de tout le matériel du stand Hilton – Meadowvale/Mississauga avant 17h00 le lundi 10 novembre 2025.

Matériel de stand / Expédition / Manutention

Commanditaires sont encouragés à apporter tout leur matériel à utiliser dans leurs stands le jour de la conférence. Le transport et le stockage de ce matériel, y compris le matériel promotionnel, sont à la charge de l'organisateur. Commanditaires.

Si un Parrainer choisit d'expédier les articles à l'hôtel, tous les colis arrivant à l'hôtel doivent être clairement marqués avec les informations suivantes, par exemple :

Tout le matériel expédié à l'hôtel par les sponsors DOIT ÊTRE REÇU PAR L'HÔTEL ENTRE MERCREDI 5 NOVEMBRE et VENDREDI 7 NOVEMBRE 2025 pendant ces horaires. 

Monte-charge / Quai de chargement / Livraisons par camion – L'hôtel dispose d'un grand monte-charge situé derrière/sous la salle de bal Graydon. La taille du monte-charge est de 22' 9" de long par 9' 4" de large et 9' 6" de haut. Le monte-charge est au niveau du sol. Tous les équipements lourds doivent être livrés sur des camions équipés d'un hayon élévateur ou accompagnés d'un chariot élévateur. Le poids maximum que notre monte-charge peut supporter est de 4 545 kg. Accédez-y depuis notre parking souterrain (entrée Century Avenue). Veuillez vous assurer que l'ascenseur est réservé pendant vos heures de chargement et de déchargement. Pour emménager et sortir, nous avons besoin d'un préavis afin que l'ascenseur puisse être mis à la disposition de votre groupe avec l'un de nos opérateurs désignés. Une charge de $25.00 par heure s'appliquera, minimum 4 heures. Idéalement, les camions devraient être des fourgons cubiques ou des fourgonnettes de taille de livraison. Les camions de transport auront du mal à manœuvrer dans notre parking souterrain. REMARQUE: 53' ou plus, les camions de transport ne peuvent pas être logés. Veuillez noter que l'hôtel ne fournit pas d'ascenseur, de chariot ou de chariot à l'usage des clients.

Stockage / Manutention / Frais pour les Boîtes:

Veuillez noter que l'hôtel dispose d'un espace de stockage limité pour les cartons. Pour les locaux Commanditaires apportant physiquement leurs propres cartons, ils seront responsables du déchargement et du transport de leurs cartons jusqu'à la salle de réunion désignée. Ils devront apporter leur propre chariot ou chariot.

Frais de manutention des cartons :

(1) Les forfaits conférence nécessitant des services hôteliers pour déplacer les loges jusqu'à la salle de réception sont facturés à l'exposant individuel au $5,00 par boîte, $8,00 par boîte surdimensionnée ou $25,00 par heure, minimum 4 heures pour les palettes.

(2) Colis sortants - Le client doit avoir sa propre entreprise de messagerie et son numéro de compte pour une lettre de voiture qu'il doit remplir.

(3) L'hôtel facture $5,00 par boîte ou $8,00 par boîte surdimensionnée pour livrer lesdites boîtes à notre quai de chargement pour le ramassage par coursier.

Besoins électriques, Internet et technologiques

Le Association paie le Wi-Fi pour tous les participants, Commanditaires, et Exposants (40 Mps) mais si ce n'est pas une vitesse suffisante, il faudra s'arranger et payer avec Encore mondial. En outre, Commanditaires doivent organiser leurs besoins électriques et technologiques avec Ashley Caesar au Encore mondial (ashley.caesar2@encoreglobal.com), tel que requis par Hilton Meadowvale/Mississauga. L'hôtel propose une connexion Wi-Fi gratuite dans les chambres d'hôtel et dans le hall uniquement, et la vitesse est lente. Le Association encourage fortement Commanditaires de télécharger tout matériel dont ils ont besoin sur le disque dur de leur appareil électronique.  Commanditaires ne seront pas autorisés à utiliser leurs propres cordons d'alimentation ou sources d'alimentation.

Insertions de sacs délégués - Expédition et colis

Tous Commanditaires recevoir participation gratuite dans le programme d'insertion du sac du délégué.  Commanditaires sont responsables de couvrir tous les frais associés à la réception de ces articles à l'hôtel. Veuillez envoyer 400 pièces pour arriver à l'hôtel au plus tôt le mercredi 5 novembre 2025 et au plus tard le vendredi 7 novembre 2025.

Assurez-vous d'étiqueter les matériaux avec :

• Nom de l'organisation : Collège de XYZ
• Nom du représentant de l'organisation Nom
• Attention : Banglit irlandais
• Nom de la fonction : Conférence OSCA/ACOSO
• Date de la fonction : 9-10 novembre 2025
• Contact fonctionnel : Cathy Chapman (programme délégué d'insertion de sacs)

Spécifications du bulletin d'information OSCA

Les sponsors sont invités à soumettre du contenu pour notre bulletin d'information numérique hebdomadaire OSCA News en fonction du niveau de parrainage acheté et selon les délais et spécifications décrits ci-dessous. Le contenu doit être envoyé par courrier électronique à Laura Ball à  l.ball190@gmail.com  avant le premier vendredi de chaque mois. La première soumission du mois de novembre doit être soumise avant le vendredi 14 novembre 2025.

Dates de soumission :

• SPONSORS PLATINE : HUIT soumissions (de novembre à juin)
• COMMANDITAIRES OR : SIX soumissions (nov. à avril)
• COMMANDITAIRES ARGENT : QUATRE soumissions (nov. à févr.)
• COMMANDITAIRES BRONZE : DEUX soumissions (nov. à déc.)
• Le contenu doit être soumis le VENDREDI avant l'envoi de la newsletter. Par exemple, si la newsletter doit être publiée le mercredi 17 avril, tout le contenu doit être soumis avant le vendredi 12 avril.
• Après vendredi, le coordinateur des nouvelles n'a plus accès aux preuves et ne peut donc pas ajouter d'éléments supplémentaires.

Spécifications du contenu :

• Le contenu ne doit pas dépasser 250 mots.
• Le contenu peut être modifié sans préavis par l'OSCA/ACOSO.
• Les fichiers PDF ne peuvent être téléchargés que sous forme de liens, ce qui signifie que les lecteurs ne verront pas le contenu de la newsletter à moins de cliquer sur le lien. Il est préférable pas pour envoyer des PDF si vous souhaitez que votre contenu soit immédiatement visible.
• Les documents Word/Google Docs ou simplement le texte d'un e-mail sont les meilleurs, car ils peuvent être copiés et collés facilement dans Naylor. ne peut pas télécharger du texte à partir d'un PDF (voir ci-dessus).
• Si vous essayez d'envoyer un dépliant, vous devez le soumettre au format PNG ou JPG, mais il sera publié sous forme d'image. Les liens cliquables intégrés à l'image ne fonctionneront pas. Veuillez donc fournir le lien séparément de l'image afin qu'il puisse être inclus.
• Si vous souhaitez inclure une image, vous devez la soumettre. Veuillez consulter les spécifications de l'image ci-dessous.
• Il n'y a qu'une seule police disponible sur notre système – les polices spécialisées dans le contenu ne peuvent pas être incluses dans la newsletter, mais les couleurs et le texte en gras/souligné/italique sont acceptables.

Spécifications de l'image :

• Seulement PNG et JPG Des images peuvent être utilisées. Veuillez ne pas envoyer de fichiers PDF ou JPEG, ils ne peuvent pas être téléchargés sous forme d'images.
• Images miniatures ne peut pas être plus grand que 200-250 px de large.
• Bannières ne peut pas être plus grand que 680 px de large.