Contrat Exposant & Logistique Evénementielle

Le règlement suivant devient obligatoire entre le demandeur (ci-après dénommé le « Exposant», leurs employés et l'Association des conseillers scolaires de l'Ontario (ci-après appelée la «Association”) sur approbation de la demande par le Association. Les ajouts ou modifications qui ne sont pas couverts seront à la discrétion du Association.

Informations générales

Le Exposant s'engage à respecter toutes les règles et tous les règlements adoptés par l'Association et Hilton Mississauga/Meadowvale dans l'intérêt supérieur de la Conférence et convient que la Association aura la décision finale d'adopter toute règle ou tout règlement jugé nécessaire avant, pendant ou après la Conférence. Le Association maintient un environnement sans parfum.

Emplacement et conditions du stand de l'exposant

Emplacement et visibilité
Une fois la Exposant a effectué le paiement via le site Web, il sera contacté par le planificateur de la conférence, cathylihou@gmail.com pour confirmer l'emplacement du stand. Les kiosques des exposants seront attribués aux Exposant sur une base approuvée et premier arrivé.  Le nombre de stands d'exposants disponibles est limité et les exposants sont encouragés à postuler tôt pour éviter toute déception.

Taille du kiosque, chaises et plinthes
Tous les stands seront équipés de un 1) table de six pieds et  deux (2) chaises, L'hôtel fournira une nappe et si un Exposant préfère fournir son propre revêtement de table, il DOIT être ignifuge et avoir un indice de résistance au feu conformément au Code de prévention des incendies de l'Ontario.

Entretien & Sécurité
Exposants s'engagent à limiter leur présentation à l'espace qui leur est attribué et à toujours maintenir du personnel à leur stand pendant la Vitrine des exposants heures.  Hilton Mississauga/Meadowvale n'est PAS garanti d'être sécurisé la nuit. Le Exposant est responsable de toutes les pertes ou dommages aux biens personnels et à l'équipement. Évitez de laisser des objets de valeur dans votre zone d'exposition.

Exposants accepter de se conformer aux politiques et procédures requises par Hilton – Meadowvale/Mississauga, tel que décrit dans ce contrat, pour la livraison, le montage, l'entretien et le démontage de leur stand d'exposant.  Exposants sont responsables de l'entretien de leur propre matériel dans leur stand d'exposant. 

Le Association se réserve le droit de modifier ou de supprimer des expositions ou une partie de celles-ci, et d'expulser Exposants ou leur personnel si, dans Les associations opinion, leur conduite ou leur présentation est répréhensible pour les participants à la Conférence.

Sécurité
Le Exposant assume la responsabilité de se conformer aux ordonnances et règlements locaux et provinciaux en matière d'incendie, de sécurité et de santé en ce qui concerne son stand d'exposant et son matériel.

Installation et retrait du stand
Exposants acceptent d'être entièrement responsables de l'emménagement, du montage, de l'entretien, du démontage et de l'enlèvement de leurs expositions, équipements et dépendances vers et depuis le Exposant zone, ou en cas de non-respect, le Exposants accepte de payer les frais supplémentaires qui pourraient être encourus.

Exposants pourront INSTALLER leur stand le matin du début de la conférence, entre 9h00 et 12h00 le dimanche 3 novembre 2024. Ni le Hilton – Meadowvale/Mississauga ou la Association sera responsable de la sûreté et de la sécurité du matériel/stands laissés sans surveillance. Vous souhaiterez peut-être retirer votre matériel dimanche soir, puis réinstaller votre stand lundi matin.  Si vous choisissez de quitter l'installation de votre stand, ni le Hilton ni l'OSCA/ACOSO ne seront responsables des matériaux perdus ou endommagés.  En outre, Commanditaires pourront installer leur stand entre 7h00 et 7h30 le lundi 4 novembre 2023.    TOUS LES STANDS DOIVENT ÊTRE PRÊTS D'ICI LE DIMANCHE 3 novembre à midi et de nouveau le LUNDI 4 novembre à 7h30.  

Exposants peuvent ENLEVER le matériel du stand à partir de 15 h 05 le lundi 4 novembre 2024. Les exposants sont responsables de l'enlèvement complet de tous les matériaux du stand du Hilton – Meadowvale/Mississauga avant 17h00 le lundi 4 novembre 2024.

Matériel de stand d'exposant, expédition et manutention
Exposants sont encouragés à apporter tout leur matériel à utiliser dans leurs kiosques le jour de la conférence. Le transport et l'entreposage de ce matériel, y compris le matériel promotionnel, relèvent de la responsabilité du Exposant.

Expédition
Si un Exposant choisit d'expédier des articles à l'hôtel, tous les colis arrivant à l'hôtel doivent être clairement identifiés avec les informations suivantes, par exemple : 

Nom de votre entreprise :  Société XYZ
Nom du Client :  Attendre pour : Cathy Chapman, OSCA/ACOSO
Date de la réunion : dimanche 3 novembre 2024
Nom de la salle de réunion :  Salle Graydon
Nombre de boîtes :  1 sur 3, etc.
Nom du contact de l'hôtel :  Roi Trelyn

La réception de l'hôtel est ouverte :
Lundi vendredi        7h00 – 17h30
les samedis                  8h00 – 16h30

Tout le matériel expédié à l'hôtel par les exposants DOIT ÊTRE REÇU PAR L'HÔTEL ENTRE MERCREDI 30 OCTOBRE et VENDREDI 1 NOVEMBRE 2024 pendant ces horaires.  

Monte-charge / Quai de chargement / Livraisons par camion – L’hôtel dispose d’un grand monte-charge situé derrière/sous la salle de bal Graydon. La taille du monte-charge est de 22' 9" de long sur 9' 4" de large et 9' 6" de haut. Le monte-charge est au rez-de-chaussée. Accédez-y depuis notre stationnement souterrain (entrée Century Avenue). Veuillez vous assurer que l'ascenseur est réservé auprès de l'hôtel pendant vos heures de chargement et de chargement si vous en avez besoin. Pour les entrées et sorties, nous exigeons un préavis afin que l'ascenseur puisse être mis à la disposition de votre groupe avec l'un de nos opérateurs désignés. Un supplément de $25,00 par heure s'appliquera, minimum 4 heures. Idéalement, les camions devraient être des fourgons cubes ou des fourgons de livraison. Veuillez noter que l'hôtel ne fournit pas d'ascenseur, de chariot ou de chariot à l'usage des clients.

Stockage / Manipulation :
Notez que l'hôtel dispose d'installations de stockage limitées pour les boîtes. Pour Exposants apportant physiquement leurs propres cartons, ils seront responsables du déchargement et du transport de leurs cartons jusqu'au stand exposant désigné. Ils devront apporter leur propre chariot ou chariot.

Frais de manutention des cartons :
(1) Les forfaits conférence nécessitant des services hôteliers pour déplacer les loges vers la salle de réception sont à la charge de l'individu Exposant à $5.00 par caisse, $8.00 par caisse surdimensionnée ou $25.00 par heure, minimum 4 heures pour les skids.

(2) Colis sortants - Le client doit avoir sa propre entreprise de messagerie et son numéro de compte pour une lettre de voiture qu'il doit remplir.

(3) L'hôtel facture $5.00 par boîte, ou $8.00 par boîte surdimensionnée pour livrer lesdites boîtes à notre quai de chargement pour le ramassage par coursier.

Discours d'ouverture
Exposants sont encouragés à assister à la session principale en plénière.  ABSOLUMENT AUCUN STANDS D'EXPOSANT NE DOIT ÊTRE OUVERT POUR LES AFFAIRES PENDANT LE DISCOURS PRINCIPAL – SANS EXCEPTION.

Besoins électriques, Internet et technologiques
Le Association paie le WiFi pour tous les participants, sponsors et exposants (40 Mps) mais si ce n'est pas une vitesse suffisante, vous devrez prendre des dispositions et payer cela avec Encore mondial.  Exposants doivent organiser leurs services électriques et technologiques avec Ashley Caesar au ashley.caesar2@encoreglobal.com.  L'hôtel propose une connexion Wi-Fi gratuite dans les chambres d'hôtel et dans le hall uniquement, et la vitesse est lente. L'Association encourage fortement Exposants pour télécharger tout matériel dont vous avez besoin sur le disque dur de votre appareil électronique.  Exposants ne seront pas autorisés à utiliser leurs propres cordons d'alimentation ou sources d'alimentation.

Dons de prix de présence
Les dons de prix de présence sont TRÈS APPRÉCIÉE car ils ajoutent à l'ambiance festive de la conférence.  Exposants qui contribuent aux prix de présence doivent les remettre au bureau d'inscription le dimanche 3 novembre à 12h00.  

Voyage, hébergement, stationnement et repas
Voyage et hébergement les dépenses et les arrangements sont à la charge exclusive du Exposants.  Exposants pouvez accéder aux tarifs réduits d'hébergement de la conférence à l'hôtel en cliquant sur le lien suivant : 

https://book.passkey.com/go/OSCA2024

Le bloc de chambres de l'Association est limité à 85 chambres et Exposants sont encouragés à prendre des dispositions pour l'hébergement tôt pour avoir accès au tarif spécial associé à ce bloc de chambres.  

• Parking est fourni gratuitement à tous les participants à la conférence (valeur approximative de $15 par jour).
• Pause nutrition du dimanche après-midi et petit-déjeuner continental et déjeuner buffet du lundi sont inclus dans le Parrainer frais.
• Vins et fromages du dimanche – gratuit pour les exposants
• Dimanche Gala et cérémonie de remise des prix du 60e anniversaire de l'OSCA/ACOSO – billets vendus séparément ($120)

Inscription gratuite à la conférence
Exposants sont fournis avec UN (1) gratuit inscription à la conférence. Des inscriptions supplémentaires sont disponibles au même prix que pour nos membres, $350+HST, par personne. Veuillez visiter le site Web de l'OSCA pour inscrire des personnes supplémentaires en tant que délégués.  

L'inscription à la conférence comprend : les repas et les collations (SAUF le GALA/BANQUET – les billets seront vendus séparément pour cet événement), les conférenciers principaux, tous les ateliers sans pré-inscription et un sac de délégué pour l'organisation.  

Paiement, annulation et remboursements
Paiement en COMPLET pour Exposants est exigible dès le dépôt de la demande par le Association. Aucun remboursement ne sera accordé en cas d'annulation, à moins que la conférence ne soit annulée par le Association, ou à moins que le Association trouve et approuve un remplaçant Exposant.